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Papierkram, sortiert

Papierkram kommt von selbst.
Die Ordnung jetzt auch.

Rechnungen, Verträge, Bescheide: Leiten Sie sie per E-Mail weiter oder laden Sie den Scan hoch. Papernaut erkennt, was es ist, liest Absender, Betrag und Datum aus und legt es ab. Wenn die Steuererklärung ansteht oder der Steuerberater nachfragt, ist alles in Sekunden da.

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Zwei Monate kostenlos, ohne Zahlungsmittel. Fragen vorab? 06182 / 77285 50, Mo–Fr, 9–17 Uhr.

In Sekunden wiederfinden
Nach Absender, Betrag, Datum oder jedem Wort im Text
Ihre Dokumente bleiben in der EU
Server und KI-Ausführung in der EU. Ihre Daten in fünf Sätzen
Von einer Firma aus Seligenstadt
Garden of Concepts entwickelt seit über 15 Jahren Software. Wer wir sind

Wir haben das Papier digitalisiert. Nicht das, was wir mit Papier gemacht haben.

Auf Papier war der Zusammenhang sichtbar: ein Zettel mit der Frist, ein Strich um den Betrag, ein Pfeil zum Angebot, das dazugehört. Umständlich war daran das Suchen, nicht das Verstehen.

Beim Scannen bleibt der Inhalt erhalten. Alles, was ein Mensch dazugelegt hat, fällt herunter. Übrig bleibt eine Datei mit einem Namen, den jemand einmal vergeben hat.

Rechnung_Elektro_final_v2.pdf

Dokumente Werkstatt
Inhalt des Ordners „Dokumente / Werkstatt“
Name
Angebote
Alte Rechnungen
Angebot.pdf
Angebot_final.pdf
Rechnung.pdf
Rechnung_2.pdf
Rechnung_Elektro_final_v2.pdf
IMG_20240817_1042.jpg
Scan_0043.pdf

Drei dieser Dateien könnten die aktuelle Rechnung sein. Das Foto zeigt dieselbe Rechnung noch einmal, schnell mit dem Handy aufgenommen.

Digital gespeichert ist noch nicht digital organisiert.

OneDrive, Dropbox oder ein Netzlaufwerk beantworten eine wichtige Frage: Wo liegt die Datei? Was sie bedeutet, wozu sie gehört und welche Version aktuell ist, müssen Menschen weiterhin über Ordner und Dateinamen erklären.

Cloudspeicher zeigt
Wo liegt die Datei?
Ein Dokumentenmanagement ergänzt
Was bedeutet die Datei, wozu gehört sie und was ist damit passiert?

Eine Datei kennt ihren Inhalt. Nicht ihre Bedeutung.

Öffnen Sie die PDF, und der Inhalt ist wieder da – vorausgesetzt, Sie finden sie und haben Zeit, sie zu lesen. Was nicht darin steht, sind die Antworten, die vorher auf dem Zettel standen. Die leben seitdem woanders: im Kopf, in einer Mail, in einer Liste.

Rechnung_Elektro_final_v2.pdf

  • Wozu gehört das?
  • Bis wann?
  • Ist das die aktuelle Version?
  • Wer hat es geschickt?
  • Worum geht es überhaupt?

KI kann Dateien lesen. Arbeit entsteht erst durch Kontext.

Aus Dateien werden wieder Dokumente.

Papernaut liest jedes Dokument beim Hochladen, erkennt, worum es sich handelt, und hängt ihm das zurück, was beim Digitalisieren verloren ging – diesmal als Daten statt als Zettel. Aus dem Post-it wird ein Feld, aus dem Pfeil eine Verknüpfung, aus dem Stapel ein Zusammenhang. Suchbar, teilbar und für alle gleich.

Labels und Tags

„Umbau Werkstatt“ statt eines Ordners, den niemand pflegt

Fälligkeit

30.09., als Feld aus dem Dokument gelesen

Rechnung

Elektro Brandt GmbH

Rechnung 2024-1187 · 17. August

Betrag
2.380,00 €
Fällig
30.09.

Verlauf

Jede Version bleibt nachvollziehbar

Korrespondent

Elektro Brandt, automatisch aus dem Dokument angelegt

Zusammenfassung

Worum es geht, in zwei Sätzen, direkt beim Hochladen

Datei + Kontext + Bedeutung = Dokument

Mit diesen Daten kann die KI Dokumente einordnen, zusammenfassen und für die Suche erschließen.

Die Einfachheit von Papier. Digital weitergedacht.

Das Dokument bleibt der Mittelpunkt. Was früher auf Post-its, in Köpfen und Nebenlisten lag, wird Teil des Dokuments.

  1. 1

    Beim Hochladen

    Aus einem PDF werden strukturierte Daten

    Hochladen genügt. Papernaut erkennt Dokumentenart, Datum, Absender und die Kennzahlen des Dokuments, schreibt eine Zusammenfassung und zeigt Ihnen alles zur Bestätigung. Jeder KI-Wert ist markiert und mit einem Klick übernommen oder korrigiert.

    • Zusammenfassung, Dokumentenart und Datum automatisch
    • Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit, IBAN als Felder
    • Original daneben, nichts wird verändert
    Papernaut Dokumentdetail einer O2-Rechnung: KI-Zusammenfassung, erkannte Dokumentenart Rechnung, Dokumentdatum und das Original-PDF daneben
  2. 2

    Währenddessen

    Absender legt Papernaut selbst an

    Aus der ersten O2-Rechnung wurde der Korrespondent Telefónica Germany mit Anschrift, Website und USt-ID. Weitere Rechnungen ordnen sich ihm automatisch zu. Neue Angaben aus späteren Dokumenten kommen als Vorschlag, den Sie prüfen und übernehmen.

    • Firmen und Personen automatisch aus Dokumenten
    • Adresse, USt-ID, Bankverbindung als geprüfte Vorschläge
    • Alle Dokumente eines Absenders auf einen Blick
    Papernaut Korrespondent Telefónica Germany, automatisch aus einer Rechnung angelegt, mit Adresse, USt-ID und KI-Vorschlägen
  3. 3

    Wochen später

    Ein Wort genügt, auch wenn es nicht im Dateinamen steht

    Die Suche findet Dokumente über ihren Inhalt, ihre Felder und ihre Zusammenfassung. Wer „Miete“ eingibt, bekommt die Nebenkostenabrechnung, auch wenn das Wort dort nie als Titel stand. Filter nach Dokumentenart, Tags, Labels, Korrespondent und Zeitraum grenzen weiter ein.

    • Volltext, Felder und Zusammenfassung in einer Suche
    • Filter kombinieren und als Ansicht speichern
    • Tabellen- oder Kachelansicht, Spalten frei wählbar
    Papernaut Suche nach „Miete“ findet die Nebenkostenabrechnung des Vermieters

Was Papernaut neben KI und Suche noch für Sie erledigt

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist die Software, in der Sie Dokumente ablegen, wiederfinden und gemeinsam nutzen. Papernaut ist kein kompliziertes DMS, sondern macht Suchen, Ablegen und Nachvollziehen im Alltag spürbar einfacher, vom ersten Hochladen bis zum späteren Wiederfinden.

Inbox

Neue Dokumente landen an einem zentralen Ort und gehen nicht mehr zwischen Mail, Scanner und Dateien verloren.

Workspaces

Trennen Sie Teams, Projekte oder Mandanten in eigene Bereiche mit passenden Rechten, Inbox und Papierkorb.

Labels und Tags

Labels und Tags geben Dokumenten mehrere passende Zusammenhänge, ohne sie in eine einzige Ordnerstruktur zu zwingen.

Versionierung

Papernaut hält Änderungen fest und bewahrt frühere Versionen auf. So sieht Ihr Team, welcher Stand aktuell ist.

Lokales Bearbeiten

Bearbeiten Sie Dokumente weiter mit Ihren gewohnten Programmen, ohne die Ordnung im System zu verlieren.

Datensouveränität

Ihre Daten bleiben unter Ihrer Kontrolle. Nutzen Sie die Cloud mit Servern und KI in der EU oder betreiben Sie Papernaut auf Ihrer eigenen Infrastruktur.

Papierkram kommt nie ohne Anlass

Die Steuererklärung, der Umzug, der Vorstandswechsel, die Rückfrage vom Steuerberater: Dann muss das eine Dokument sofort da sein. Papernaut legt es ab, sobald es ankommt, und findet es wieder, wenn es zählt.

Privatleute und Familien
Steuererklärung, Umzug, Hausbau oder ein Pflegefall in der Familie. Lohnsteuerbescheinigung, Versicherungsschein und Handwerkerrechnung liegen an einem Ort und sind auch Jahre später griffbereit.
Vereine und Organisationen
Vorstandswechsel, Förderantrag, Kassenprüfung. Mitgliedsanträge, Förderunterlagen, Verträge und Rechnungen bleiben gemeinsam auffindbar, auch wenn Ämter neu besetzt werden.
Selbstständige, Handwerk und kleine Unternehmen
Rückfrage vom Steuerberater, Reklamation, Nachtrag zum Auftrag. Aufträge, Verträge, Lieferscheine und Rechnungen liegen geordnet nach Kunden und Projekten.

Von der Jahreshauptversammlung bis zur Baustelle

Unterschiedliche Zielgruppen, dasselbe Grundproblem: Dokumente kosten Zeit, solange sie gesucht, sortiert und nachgefragt werden müssen. Diese Beispiele zeigen, wie Papernaut aus Suchstress wieder Überblick macht.

Vereine

Marina

Marina leitet einen Sportverein mit vielen Mitgliedern und noch mehr Unterlagen. Früher lagen Mitgliedsanträge in Mail-Anhängen, Förderunterlagen auf verschiedenen Rechnern und vor der Jahreshauptversammlung begann jedes Mal die Sucherei. Mit Papernaut lädt ihr Vorstand alles an einem Ort hoch. Die KI ordnet Dokumente ein, Labels schaffen Struktur und die Suche bringt auch später noch das richtige Dokument ans Licht.

So hilft es konkret

Weniger Hektik vor Terminen, klare Übergaben im Vorstand und eine Ablage, die nicht nur Marina versteht.

1 / 5

„Als IT-Team lieben wir Automatisierung. Papierkram, Bürokratie und langes Suchen dagegen eher nicht.“

Genau deshalb haben wir Papernaut nicht zuerst für einen Pitch gebaut, sondern für uns selbst. Wir wollten ein System, das Dokumente einfacher auffindbar macht, Routine beim Ablegen reduziert und sich ohne aufwendiges Einführungsprojekt nutzen lässt.

Was als internes Werkzeug begann, wurde Schritt für Schritt zu einem Produkt, weil wir gemerkt haben: Viele kleine Teams kämpfen mit genau demselben Problem.

Antje Schneider Dennis Oehme Martin Deiss

Antje Schneider, Dennis Oehme, Martin Deiss

Garden of Concepts aus Seligenstadt im Rhein-Main-Gebiet

Mehr über uns
Papernaut Mobile

Der Beleg ist im Archiv, bevor Sie den Laden verlassen.

Quittung, Lieferschein oder Vertrag mit der Kamera erfassen. Papernaut liest den Text, ordnet das Dokument ein und legt es im richtigen Workspace ab. Die App für iOS und Android ist in Arbeit.

Scannen
Kamera mit automatischer Kantenerkennung, mehrseitige Belege als ein PDF
Teilen
PDFs aus Mail und Messenger direkt an Papernaut übergeben
Finden
Volltextsuche und Filter wie am Rechner, mit Vorschau und erkannten Feldern
Mehr zu Papernaut Mobile
Illustration des Scanners: Kameraansicht mit einer schräg liegenden Stromrechnung, deren Kanten automatisch erkannt und markiert sind
Papernaut Mobile: Eingang mit Dokumentliste und Vorschaubildern der Seiten, ein neues Dokument wird gerade verarbeitet

Ihre Daten in fünf Sätzen

  1. Ihre Dokumente liegen auf Servern in der EU, bei Scaleway in Amsterdam.
  2. Auch die KI, die Ihre Dokumente liest, läuft in der EU.
  3. Ihre Inhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
  4. Dokumente, Uploads und Zugangsdaten laufen über keinen US-Anbieter und fallen damit nicht unter den US CLOUD Act, über den US-Behörden Daten von US-Firmen anfordern können.
  5. Verantwortlich ist die Garden of Concepts GmbH aus Seligenstadt, seit über 15 Jahren am Markt, nach deutschem Recht und mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Für besondere Anforderungen läuft Papernaut auch auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Die Einzelheiten stehen im Vertrag zur Auftragsverarbeitung und unter Recht und Sicherheit.

Mehr zu Recht und Sicherheit Mehr zu Integrationen
Cloud-native gebaut
Papernaut läuft auf Kubernetes und damit überall, wo Kubernetes läuft – bei jedem großen Cloud-Anbieter, im eigenen Rechenzentrum oder gemischt. Heute in unserer EU-Cloud, auf Wunsch bei Ihnen.
Nachvollziehbarkeit & Sicherheit
Versionierung, Audit-Trail (lückenloses Änderungsprotokoll) und klare Zugriffsrechte zeigen, wer was mit einem Dokument getan hat.
Offene KI-Modelle
Für jede Aufgabe das passende Modell, mit Schwerpunkt auf offenen Modellen (Open Weight). KI-Ausführung in der EU oder bei Ihnen selbst, auf Wunsch komplett offline. Kein Lock-in auf einen KI-Anbieter.
Einfach exportieren
Offene Formate und klare Exporte halten Ihre Dokumente und Daten portabel, also jederzeit mitnehmbar.

Bringen Sie Ihre Dokumente mit. Papernaut kümmert sich um die Ordnung.

Wir entwickeln Papernaut gemeinsam mit Vereinen, Handwerksbetrieben, Solo-Selbstständigen und kleinen Unternehmen. Wenn Sie Papernaut kennenlernen, Feedback geben und Ihren Dokumenten-Alltag endlich entspannen wollen, freuen wir uns auf Sie.

Kostenlos testen

Sie starten direkt in der kostenlosen Testphase und können Papernaut zwei Monate ausprobieren, ohne Zahlungsmittel. Lieber erst reden? 06182 / 77285 50

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Papernaut ersetzt nicht nur Ablage, sondern macht Dokumente schneller auffindbar und sauber strukturiert.
Wie viel Aufwand macht der Einstieg?
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Cloud und KI in der EU, europäischer Anbieter und auf Wunsch ein Betrieb auf Ihrer eigenen Infrastruktur.